Les formules, comprendre leur fonctionnement




On va maintenant découvrir l'intérêt principal de l'utilisation d'Excel, qui réside dans la puissance de ses formules.
Place à la pratique, on va utiliser un unique classeur Excel pour ce tuto (cela nécessite donc de le sauvegarder si tout n'est pas fait en une fois).

Sommaire

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Récupérer un échantillon de données

Il va falloir manipuler pour mieux comprendre le fonctionnement des formules.
Cliquer sur le bouton ci-dessous pour copier le texte nécessaire pour la suite du tuto.


Coller ensuite ce qui a été copié dans un onglet Excel.
Voici ce que vous devez obtenir (seulement concernant le texte, car j'utilise un design personnalisé, voir ici pour créer le votre) :
image Excel du résultat obtenu après avoir collé les données copiées préalablement

Se positionner dans la cellule "A1" puis utiliser l'option "Coller" (ou Ctrl + V) pour récupérer l'ensemble des données.
Ce genre de manipulation reviendra assez souvent afin d'avoir des cas concrets directement dans Excel.



Mise en forme

Pour avoir un rendu plus lisible, il va falloir mettre en forme les données, comme ceci :
image Excel des données mises en forme

Pour obtenir ce résultat, sélectionner :
Ce genre de manipulation sera également réutilisé régulièrement, sans forcément réexpliquer en détail les étapes pour reproduire exactement la même mise en forme (étant donné que c'est purement esthétique et non nécessaire au bon fonctionnement du tuto).



Interprétation des données

Dans Excel, il est à la fois possible d'écrire du texte, des opérations, ou encore de faire des calculs. Pour que tout soit interprété comme on le souhaite, il y a des règles à respecter.
On va tout de suite voir ça :


Coller ces nouvelles données dans la cellule "D1".
Après un peu de mise en forme, voici ce que l'on obtient :
image Excel des formules mises en forme

Petite astuce, l'option "Reproduire la mise en forme" permet de copier une mise en forme existante d'une ou plusieurs cellules pour l'appliquer à d'autres (une vidéo de Microsoft est disponible ici).

Lorsque l'on utilise le copié collé, Excel n'applique aucun blocage. L'exercice ici, est de recopier le texte que l'on a en colonne "D" dans la colonne "E" (attention en D5 et D8 ce sont des formules à recopier, voir lesquelles depuis la barre de formule) :
image Excel des formules mises en forme

On observe les différences suivantes :

Il faut également savoir que le "=", le "+" et le "-" ont le même comportement :


Les calculs

Maintenant on va pouvoir commencer à utiliser quelques formules de calculs simples :


Coller ces nouvelles données dans la cellule "F1".
Après un peu de mise en forme, voici ce que l'on obtient :
image Excel du résultat obtenu après avoir collé les données copiées préalablement

Les résultats dans les colonnes G et I sont exactement les mêmes.
En comparant les formules utilisées dans les colonnes F et G, c'est là que l'on commence à comprendre tout l'intérêt du tableur Excel.

Explication des formules concernant les totaux :
P.-S. : La formule SOMMEPROD est utilisée ici simplement pour montrer qu'il y a toujours plusieurs manières d'arriver au même résultat. Il y a des manières complexes qui permettent d'arriver rapidement au résultat. Et des manières simples en décomposant au maximum le problème initial, ici avec la formule SOMME, en passant par le calcul du prix total de chaque ligne au préalable.

P.-P.-S. : Dans l'ensemble des tutos de ce site, on utilisera la manière simple en décomposant le problème au maximum. C'est, de mon point de vue, ce qui facilite le plus l'apprentissage.




Les erreurs

Lorsqu'on commence à utiliser les formules, on découvre également les erreurs.
Ici, on va analyser les différents codes d'erreurs possibles pour savoir où chercher afin de les corriger.


Coller ces nouvelles données dans la cellule "J1" :
image Excel des différents codes erreurs possibles dans les formules

Explication des différents codes erreurs :

Bravo ! On rentre dans le coeur du sujet avec ce tuto, on va maintenant pouvoir créer un tas de choses intéressantes, et découvrir d'autres formules très utiles.
Si ces informations sont nouvelles pour vous, vous avez bien mérité une pause afin de mieux assimiler toutes ces nouveautés !